The Event Planer of the 21st century
eine genau beschrEIbung was so ein event planer eigentlich macht
den begriff event planer kennt wohl jeder, aber was genau so eine person den ganzen tag macht ist vielen ein rätsel.
hier lüften wir das geheimnis rund um den beruf event planer.
vielleicht animiert es ja den ein oder anderen sich sowas selbst mal anzuschauen oder einen Profi einzustellen.
1. kunden wünsche verstehen
es ist eine kunst den kunden mit all seinen visionen zu verstehen, aber genau das ist der wichtigste part eines event planers.
ein gutes bild der wünsche des kunden zu haben ist fundamental für jeden weiteren schritt im planen.
dabei gibt es solche deren vorstellungskraft und wünsche kein ende nehmen, die alles bis ins kleinste detail genauso wollen wie es in ihrem kopf rum schwirrt. und es gibt solche die keinen plan davon haben wie sie eigentlich die feier haben wollen.
in beiden fällen gillt es, realistische vorschläge zu schaffen und den kunden bei seinen vorstellungen abzuholen.
"TO ACHIEVE GREAT THINGS, TWO THINGS ARE NEEDED, A PLAN AND NOT QUITE ENOUGH TIME."
-LEONARD BERNSTEIN
2. event konzepte verstehen
wie schon erwähnt ist der herausfvordenste teil des event planens die vorstellungen von anderne zu verstehen und diese verinerlichen.
sobald das geschafft ist muss man als rrofi die wünsche in die realität umsetzen und ein ganzes konzept für die feierlichkeiten erstellen.
dabei muss jeder part des events beachtet werden, von dekorations wünschen bis hin zu getränke und caterign optionen.
ein stimimiges konzept schafft eine basis für jedes event projekt da man sich immer wieder dran orientieerne kann damit man nicht den eigentlchen plan aus den augen verliert.
3.BUDGET Management
budget, da wird jeder kunde schnell hellhörig.
natürlich haben die meisten leute schon einen betrag im kopf den sie ausgeben wollen für das gewünschte event. Dabei empfielt man immer als event planer ein minimum und maximum an ausgaben festzulegen..
Dann liegt es an uns, den event profis, mit diesem budget zu arbieiten.
jeden part des events zu verwirklichen ohne über das budget zu kommen ist eine herausvorderung da die meisten leute viel für wenig geld wollen.

5.Dienstleister suchen und anfragen
nun kommt der anstrengende teil, dienstleister suchen.
als event planer hat man meistens schon ein paar dienstleister des vertrauens. trotzdem muss man immer wieder neue Dienstleister finden die den vorstellungen des kunden entsprechen..
der erste dienstleister den man festlegen muss ist die location*. das ist meist auch die größte herausvorderung weil viele locations schon früh ausgebucht sind oder sehr viel kosten.
zum glück hat man aber immer ein ass im ärmel und findet in der regel als profi genau den richtigen ort für jeden kunden.
NACH DER LOCATION KOMMEN DANN, CATERING , DRINKS, DEKO, FOTOGRAFEN UND SO WEITER UND SOFORT.
SOBALD MAN DANN MAL ALLE ANGEFRAGT HAT UND EIN ZUFRIEDENSTELLENDES ANGEBOT ERHALTEN HAT, GEHT MAN ZUM NÄCHSTEN SCHRITT WEITER.

*pro-TIPP: Am besten eine location aussuchen bei der soviel wie möglich schon inkludiert ist (möbel, Technisches Equipment, Catering,...) sonst muss man umso mehr zahlen und koordinieren.

6. die Koordination aller Dienstleister

DIE ORGANISATION UND VORALLEM DIE KOORDINATION ALLER DIENSTLEISTER KANN SCHON MAL NERVENZERREISEND SEIN.
JEDER HAT TAUSEND FRAGEN AN DICH UND ES LIEGT AN DEM EVENT PLANER GENAUE AUSKUNFT ZU GEBEN.
DAZU KOMMT DAS PROBLEM, DASS MANCHE GANZ SCHÖN LANGE BRAUCHEN AUF ANFRAGEN ZU ANTWORTEN ODER GERNE MAL DEN PREIS DER ANGEBOTE EINFACH MAL VERDOPPELN.
ALSO EIN TALENT ZUM VERHANDELN IST AUCH GEFRAGT.
AUCH DICKE HAUT MUSS MAN SICH ANTRAINIEREN, DENN FALLS WAS SCHIEF GEHT WIRD MAN IMMER BESCHULDIGT.

7.emails über emails über emails beantworten
DER GROßTEIL DER ARBEIT BESTEHT IM ANTWoRteN UND SCHICKEN VON EMAILS.
BIS MAL JEDER DieSTLEISTER ALLE INFOS HAT UND ANTWortet VERGEHEN VIELE STUNDEN ARBEIT.
DIE KOORDINATION ZWISCHEN KUNDEN UND DIENSTLEISTERN KANN SCHON MAL STRESSIG WERDEN, ABER DAFÜR SIND WIR DA.
DIESER PART IST aber zum glück nur im ANFANGSTADIum DER ORGANISATIION.
8.Guest management
Egal ob es ein Privates oder öffentliches event ist, oft kann die Aufgabe sein das Invitation Management zu übernehmen.
Oft hängt das mit online marketing und posten von Ticket Inseraten auf Platformen zusammen. Das bedeutet einladungstexte und grafiken zu erstellen, die ganzen gäste zu kontaktieren, einladen und follow-ups zu planen.
DABEI MUSS MAN FRÜH GENUG DRAN SEIN DENN VIELE LEUTE SIND MEIST SCHON IM VORAUS VERPLANT UND MAN WILL SICHER GEHEN, DASS AUCH VIELE AM TAg DES EVENTS AUFTAUCHEN.
UM EINEN ÜBERBLICK ZU BEWAHREN IST EINE LISTE ZUM ABHAKEN DER ANWESENDEN SEHR HILFREICH
9.last minute changes...
....wenn sich der kunde was neues ausdenkt
alles nochmal umkrempeln, wenn sich der kunde doch anders entscheidet! ES GIBT GERN MAL KUNDEN DIE SICH BIS ZUM SCHLUSS NIE SICHER SIND WAS SIE WOLLEN. DA KANN ES SCHON MAL PASSIEREN, DASS SIE AM MORGEN AUFWACHEN UND SICH ENTSCHEIDEN DAS GANZE KONZEPT EIN PAAR WOCHEN VOR DEM aufkommenden event zu ändern. da muss man schnell handeln und alles nochmal umkrämpeln was umzukrämpeln geht.
sowas ist natürlich der albtraum eines jeden event planers aber leider auch eine realität.
10.EVENT LOGISTIK
wer wann wo zu sein hat. wann der aufbau stattfinden kann, wann die gäste kommen sollten,
jeder ablauf muss koordiniert werden und mit den dienstleistern besprochen werden.
damit kein chaos am tag des geschehens entsteht, müssen wir als profis natürlich schon alles vorplanen bzw. voraussehen und alle szenarien durchspielen um einem logistischen problem auszuweichen..
11.SUPERVISION VOR ORT
NACH DER ANFANGS ORGANISATION UND EMail- KONTAKT MIT ALLEN GILlT ES VOR ORT ZU SEIN da man MEIIST DER ANSPRECHPARTNER FÜR ALLE INVOLVIERTEN ist.
SOBALD JEMAND EIN PROBLEM HAT ODER WAS NICHT WEIS STEHT MAN MIT RAT UND TAT ZUR SEITE UND KLÄRT ALLE AUFKOMMENDEN PROBLEME.
MANCHMAL KANN DIESER TEIL MIT VIEL RUMLAUFEN UND TELEFONIEREN VERBUNDEN SEIN ABER DA KOMMT ACTION AUF.
AUßERDEM IST DAS DER SCHÖNSTE TEIL DES PLANENS WEIL MAN AM TAG DES EVENTS DIE FREUDE IN DEN AUGEN DER FEIERNDEN SEHEN KANN UND DAFÜR LOHNT SICH DIE GANZE ARBEIT IMMER.